Tentang Arsip dan Dedikasi

Siapa saja terutama yang bersentuhan langsung dengan Sumber Daya Manusia di kantor atau bagian pendidikan di universitas, pasti sering mendapatkan berkas-berkas aplikasi lamaran kerja atau kuliah. Jumlahnya pasti tidak sedikit, apalagi jika perusahaan atau universitas Anda masuk dalam kategori besar dan favorit. Saya mau bercerita sedikit mengenai arsip yang berhubungan dengan pengalaman saya mengirim aplikasi untuk kuliah.

Saya akhir bulan kemarin mendapatkan e-mail dari kantor admission TU/e yang berisi informasi bahwa aplikasi saya belum bisa diproses karena ada satu syarat yang belum memenuhi yaitu TOEFL. Tapi ada hal yang membuat saya berpikir dari pernyataan mereka:

Jika Anda memutuskan untuk melakukan tes TOEFL/IELTS lagi dan dapat mengirimkannya kepada kami nilai yang sesuai dengan syarat di TU/e, kami akan memeriksa kembali aplikasi Anda.

Dan Anda tidak perlu mengirimkan keseluruhan syarat aplikasi lagi, hanya sertifikat TOEFL/IELTS kopi legalisir atau asli.

Tolong sebutkan nomor Anda (XXXX) jika Anda berhubungan dengan kantor admission TU/e.

Jika dibandingkan dengan di Indonesia, saya secara umum melihat bahwa pengarsipan di universitas di Indonesia lebih buruk daripada di TU/e, tidak tahu kalau di universitas luar yang lain (mungkin ada yang lebih buruk dari Indonesia). Ini dikuatkan pula oleh komentar kawan saya yang sehari-harinya bekerja di bagian pendidikan sebuah universitas ketika mendengar cerita saya. Begini komentarnya “Wah, kalau di sini sih calon mahasiswa harus mengirimkan semua berkasnya, tidak ada susul-susulan!”. Kedengarannya kita sering merasa “repot” kalau harus memasukkan satu atau dua berkas susulan, selain itu jelas tidak ada prosedur dan model pengarsipan yang baik.

Memang sepertinya kita belum secara serius melakukan pengarsipan secara bagus, ketika bagian pendidikan sebuah universitas memperoleh aplikasi dari calon mahasiswa, aplikasi tersebut akan diproses pada saat terjadi pemeriksaan awal saja. Ketika misal ada yang kurang dalam persyaratan, siapa peduli! buang saja aplikasinya, toh ini merupakan salah satu tahap seleksi :D.

Cerita lain dari Rits hampir sama, pada awal bulan kemarin, kantor admission Rits mengirimkan e-mail pemberitahuan pada saya tentang satu dokumen yang salah terisi. Saya seharusnya mengirimkan kuisioner PGP* tapi yang saya kirimkan adalah IPPAN**, ini terjadi karena saya hanya mengunduh borang/form kuisioner dari situs penyedia informasi beasiswa bukan situs Rits. Kemudian saya diminta untuk mengisi kuisioner yang mereka sertakan dalam e-mail dan diminta mengirimkannya via e-mail bukan pos. Saya pada saat itu bersyukur sekali ternyata mereka mau “repot” dengan meminta saya memperbaiki kesalahan aplikasi. Kalau saya bilang ini adalah bukti dedikasi mereka pada pekerjaan, selain itu memang ada prosedur yang membuat mereka melakukan hal tersebut.

Mungkin kalau bisa dibuat sebuah ungkapan “Semua orang harus mendapatkan haknya untuk masuk universitas karena semua orang berpotensi membesarkan universitas dan dunia pendidikan”. Dengan ungkapan seperti ini tidak akan ada calon-calon mahasiswa yang diremehkan, karena semua orang memang punya potensi. Saya jadi ingat kategori orang ketiga dari sebuah Wabah Sosial dalam buku “The Tipping Point” yaitu the Salesmen, yang salah satu prinsipnya “Semua orang berpotensi menjadi pembeli”.

Semoga kita bisa memperbaiki pengarsipan dan dedikasi kita terhadap pekerjaan. Untuk saya, semoga saya bisa mempersiapkan segalanya dengan lebih baik ;-)

* Untuk yang tidak bisa bahasa Jepang.
** Untuk yang bisa bahasa Jepang, tentunya dengan menunjukkan sertifikat.

Iklan

3 thoughts on “Tentang Arsip dan Dedikasi

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s